كل حديث عن الأتمتة أجريه يبدأ بتخمين واثق عن أين يذهب الوقت. التخمين يخطئ أكثر مما يصيب. ليس هذا نقداً للمالك. العمل موزع على لحظات صغيرة كثيرة، واللحظات الصغيرة لا تبدو مكلفة حتى يكتبها أحد. لذا الخطوة الأولى أسبوع من العد. الأدوات تأتي بعد ذلك، وللفائز فقط.
الأسبوع دفتر، لا ورشة
لخمسة أيام عمل، كل مهمة متكررة تأخذ سطراً: ماذا كانت، وكم استغرقت، وهل كان الناتج خاطئاً. لا برمجيات جديدة. لا إضافات ما دام الدفتر مفتوحاً. في نهاية الأسبوع يكون الترتيب عادةً واضحاً، ويفاجئ عادةً من كان واثقاً أن المشكلة صندوق الوارد، أو الفواتير، أو ما عرضه مورّد للتو.
ثلاثة أشكال تظهر كثيرًا حتى صرت أتوقعها.
إعادة الإدخال هو الهادئ
أحدهم يقرأ رقماً من PDF ويكتبه في ورقة، ثم يكتبه مرة أخرى في الحسابات. كل مرة دقيقتان. عبر شهر هذا عمل بدوام جزئي، وهو خفي لأنه لا يجلس قط في خانة في التقويم. وهو أيضاً المهمة الأرجح أن تخطئ بطريقة تتراكم: مجموع مقلوب يصير دفعة خاطئة ثم عصر اعتذار.
توجيه يعيش في رأس شخص واحد
يصل استفسار. شخص يقرر من يتولاه. القاعدة ثابتة وغير مكتوبة. الثابت غير المكتوب هو بالضبط شكل العمل الذي يمكن لآلة أن تأخذه، ما إن تكون القاعدة على الورق. إلى أن تكون على الورق، شراء منصة يستأجر مكاناً ثانياً ينقر فيه الشخص نفسه.
كيف يبدو سطر في الدفتر
أبقي السطر مملاً، لأن السطر الممل يُعد. «الثلاثاء، 11:40. نسخت ثمانية مجاميع فواتير من PDF إلى الورقة ثم إلى الحسابات. اثنتان وعشرون دقيقة. مجموع واحد كان خاطئاً وضُبط في الكتابة الثانية.» هذا سطر. «الإدارة فوضى» ليس سطراً. في نهاية الأسبوع أرتب بالدقائق وبما إذا كان الناتج خاطئاً. المهمة الطويلة والخاطئة أحياناً تذهب أولاً. المهمة المزعجة التي تأخذ أربع دقائق في الأسبوع يمكنها الانتظار، مهما علت شكواها.
أكتب أيضاً من يفعل ذلك. إن كانت القاعدة تعيش في شخص واحد، فالأتمتة ليست شراء أداة. إنها حديث مع ذلك الشخص عن القاعدة، وقرار عما يحدث في الحالات التي لا تغطيها القاعدة. تلك الحالات هي حيث تكتب أتمتة مهملة إلى عميل. تبقى عند شخص.
اختاروا السطر الأعلى. أعطوه رقماً واحداً تنظرون إليه بعد شهر: ساعات، أو معدل خطأ، أو زمن دورة. أخرجوا ذلك، مع شخص يوافق على كل ما ينفق مالاً أو يكتب إلى عميل، ومع سقف شهري لفاتورة النموذج إن كان نموذج في المسار. عملية منتهية تتفوق على ترحيل إلى حزمة جديدة لا تنتهي.
إن لم يحرّك رقمًا كتبته مسبقًا، فقد كان الشيء الخطأ للأتمتة.
لا أبدأ بوضع عدة أعمال على مكتب أتمتة مشترك واحد. بيانات الدخول لا تُجمع لأنها تبدو أرتب. الشاشة المشتركة سؤال ترخيص منفصل، وهي تصميم أول سيئ. التصميم الأول عملية واحدة، ومالك واحد، وطريقة واحدة لإيقافها.