Jedes Automatisierungsgespräch, das ich führe, beginnt mit einer sicheren Vermutung, wohin die Zeit geht. Die Vermutung liegt öfter falsch als richtig. Das ist keine Kritik am Inhaber. Die Arbeit verteilt sich auf viele kleine Momente, und kleine Momente fühlen sich nicht teuer an, bis sie jemand aufschreibt. Der erste Schritt ist also eine Woche Zählen. Werkzeug kommt danach, und nur für den Gewinner.
Die Woche ist ein Notizbuch, kein Workshop
Fünf Arbeitstage lang bekommt jede wiederkehrende Aufgabe eine Zeile: was es war, wie lange es dauerte, ob das Ergebnis falsch war. Keine neue Software. Nichts Zusätzliches, solange das Heft offen ist. Am Ende der Woche ist die Reihenfolge meist offensichtlich, und sie überrascht meist die Person, die sicher war, das Problem sei der Posteingang, oder die Rechnungen, oder das, was ein Anbieter gerade angepriesen hatte.
Drei Formen tauchen so oft auf, dass ich sie inzwischen erwarte.
Nochmal tippen ist der leise
Jemand liest eine Zahl aus einem PDF und tippt sie in eine Tabelle, dann noch einmal in die Buchhaltung. Jedes Mal zwei Minuten. Über einen Monat ist das eine Teilzeitstelle, und sie ist unsichtbar, weil sie nie als Block im Kalender steht. Es ist auch die Aufgabe, die am ehesten auf eine Weise falsch wird, die sich aufschaukelt: eine vertauschte Summe wird eine falsche Zahlung wird ein Nachmittag voller Entschuldigung.
Eine Weiterleitung, die in einem Kopf lebt
Eine Anfrage kommt an. Ein Mensch entscheidet, wer sie bearbeiten soll. Die Regel ist beständig und ungeschrieben. Beständig und ungeschrieben ist genau die Form von Arbeit, die eine Maschine übernehmen kann, sobald die Regel auf Papier steht. Bis dahin stellt der Kauf einer Plattform nur einen zweiten Ort ein, an dem dieselbe Person klickt.
Wie eine Zeile im Notizbuch aussieht
Ich halte die Zeile langweilig, weil eine langweilige Zeile sich zählen lässt. „Dienstag, 11:40. Acht Rechnungssummen aus dem PDF in die Tabelle kopiert, dann in die Buchhaltung. Zweiundzwanzig Minuten. Eine Summe war falsch und fiel beim zweiten Tippen auf.“ Das ist eine Zeile. „Admin ist ein Chaos“ ist keine Zeile. Am Ende der Woche sortiere ich nach Minuten und danach, ob das Ergebnis falsch war. Die Aufgabe, die lang ist und manchmal falsch, kommt zuerst. Die Aufgabe, die nervt, aber vier Minuten die Woche braucht, kann warten, so laut sie sich auch beschwert.
Ich schreibe auch auf, wer es tut. Wenn die Regel in einem Menschen lebt, ist die Automatisierung kein Werkzeugkauf. Sie ist ein Gespräch mit diesem Menschen über die Regel und eine Entscheidung, was in den Fällen passiert, die die Regel nicht abdeckt. Dort schreibt eine nachlässige Automatisierung an einen Kunden. Die bleiben bei einem Menschen.
Nehmen Sie die oberste Zeile. Geben Sie ihr eine Zahl, die Sie einen Monat später ansehen: Stunden, Fehlerrate oder Durchlaufzeit. Liefern Sie das, mit einem Menschen, der alles freigibt, was Geld ausgibt oder an einen Kunden schreibt, und mit einer monatlichen Grenze der Modellrechnung, wenn ein Modell auf dem Weg liegt. Ein fertiger Prozess schlägt eine Migration auf eine neue Suite, die nie fertig wird.
Wenn es eine Zahl nicht bewegt, die Sie vorher aufgeschrieben haben, war es das Falsche zum Automatisieren.
Ich fange nicht damit an, mehrere Geschäfte auf einen gemeinsamen Automatisierungstisch zu legen. Zugangsdaten werden nicht zusammengeworfen, weil es aufgeräumter wirkt. Ein geteilter Bildschirm ist eine eigene Lizenzfrage und ein schlechtes erstes Design. Das erste Design ist ein Prozess, ein Verantwortlicher, ein Weg, es abzuschalten.