Ogni conversazione di automazione che ho comincia con un’ipotesi sicura su dove va il tempo. L’ipotesi sbaglia più spesso di quanto azzecchi. Non è una critica al proprietario. Il lavoro è sparso in molti momenti piccoli, e i momenti piccoli non sembrano costosi finché qualcuno non li scrive. Il primo passo è quindi una settimana a contare. Gli strumenti vengono dopo, e solo per il vincitore.
La settimana è un quaderno, non un laboratorio
Per cinque giorni lavorativi, ogni compito ripetuto ha una riga: che cos’era, quanto ha preso, se il risultato era sbagliato. Nessun software nuovo. Niente in più mentre il quaderno è aperto. A fine settimana l’ordine di solito è ovvio, e di solito sorprende chi era sicuro che il problema fosse la posta in arrivo, o le fatture, o ciò che un fornitore aveva appena proposto.
Tre forme compaiono così spesso che ormai le aspetto.
Riscrivere è quello silenzioso
Qualcuno legge un numero da un PDF e lo digita in un foglio, poi lo digita di nuovo nei conti. Ogni volta sono due minuti. In un mese è un lavoro part-time, ed è invisibile perché non occupa mai un blocco nel calendario. È anche il compito più facile da sbagliare in un modo che si accumula: un totale invertito diventa un pagamento sbagliato e poi un pomeriggio di scuse.
Un instradamento che vive nella testa di una persona
Arriva una richiesta. Una persona decide chi deve occuparsene. La regola è costante e non scritta. Costante e non scritta è esattamente la forma di lavoro che una macchina può prendere, una volta che la regola è su carta. Finché non è su carta, comprare una piattaforma assume solo un secondo posto dove la stessa persona clicca.
Come appare una riga del quaderno
Tengo la riga noiosa, perché una riga noiosa si può contare. “Martedì, 11:40. Copiati otto totali di fattura dal PDF nel foglio, poi nei conti. Ventidue minuti. Un totale era sbagliato ed è stato preso alla seconda digitazione.” Quella è una riga. “L’amministrazione è un disastro” non è una riga. A fine settimana ordino per minuti e per se il risultato era sbagliato. Il compito lungo e a volte sbagliato va per primo. Il compito che irrita ma prende quattro minuti a settimana può aspettare, per quanto si lamenti.
Scrivo anche chi lo fa. Se la regola vive in una persona, l’automazione non è un acquisto di strumento. È una conversazione con quella persona sulla regola, e una decisione su che cosa succede nei casi che la regola non copre. Quei casi sono dove un’automazione distratta scrive a un cliente. Restano con una persona.
Scegli la riga in alto. Dalle un numero che guarderai un mese dopo: ore, tasso di errore o tempo di ciclo. Consegna quello, con una persona che approva tutto ciò che spende soldi o scrive a un cliente, e con un tetto mensile della fattura del modello se c’è un modello sul percorso. Un processo finito batte una migrazione su una suite nuova che non finisce mai.
Se non muove un numero che hai scritto prima, era la cosa sbagliata da automatizzare.
Non comincio mettendo più attività su una stessa scrivania di automazione condivisa. Le credenziali non si mettono insieme perché è più ordinato. Uno schermo condiviso è una questione di licenza a parte, ed è un cattivo primo disegno. Il primo disegno è un processo, un proprietario, un modo per spegnerlo.