我每一次谈自动化，都从对时间去向的自信猜测开始。猜测错的时候比对的时候多。这不是在批评主人。工作散在许多小片刻里，小片刻在有人写下来之前并不觉得贵。所以第一步是数一个星期。工具在后面，而且只给胜出的那一项。
这一周是一本笔记，不是工作坊
五个工作日里，每一件重复的事写一行：是什么、花了多久、结果错没错。不上新软件。本子开着的时候不加别的。到周末，排序通常一目了然，也通常让那个确信问题是收件箱、或发票、或供应商刚推销的东西的人吃惊。
三种形状出现得太勤，我现在已经等着它们了。
再敲一遍是那个安静的
有人从 PDF 上读一个数字，打进表格，再打进账里。每一次两分钟。一个月下来这是一份兼职，而且看不见，因为它从不会在日历上占一块。这也是最容易错、而且错会叠上去的事：一个对调的总额变成一笔错的付款，再变成一下午的道歉。
活在一个人脑子里的分流
来了一条询问。一个人决定该谁处理。规则是稳定的，也是没写下来的。稳定而又没写下来，正是机器在规则落在纸上之后能接过去的工作形状。在那之前，买一个平台只是再雇一个地方，让同一个人去点。
笔记里的一行长什么样
我把这一行写得无聊，因为无聊的一行数得清。「星期二，11:40。把八笔发票总额从 PDF 抄进表格，再抄进账。二十二分钟。有一笔总额错了，在第二次录入时抓住。」这是一行。「行政一团乱」不是一行。到周末我按分钟排，也按结果错没错排。又长、又偶尔出错的事先做。惹人烦但一周只要四分钟的事可以等，不管它抱怨得多响。
我也会写下是谁在做。如果规则活在一个人身上，自动化就不是买一个工具。那是跟这个人谈规则，并决定规则没覆盖的情况怎么办。粗心的自动化会在那些情况里给客户写信。那些情况留在人那里。
选最上面那一行。给它一个您一个月后会看的数字：小时、错误率或周期时间。把它交付出去，凡是花钱或给客户写信的，都要有人批准；路径上有模型的话，模型账单要有每月上限。一个做完的流程，胜过迁到一套永远做不完的新套件。
如果它挪不动你事先写下的那个数字，自动化的就不是那件事。
我不会一开始就把几家生意放在同一张共享的自动化桌子上。凭据不会因为看起来整齐就汇到一处。共享屏幕是另一个许可问题，而且是很差的第一步设计。第一步是一个流程、一个负责人、一种关掉它的办法。