Каждый разговор об автоматизации, который у меня бывает, начинается с уверенной догадки, куда уходит время. Догадка ошибается чаще, чем попадает. Это не упрёк владельцу. Работа размазана по множеству коротких минут, и короткие минуты не кажутся дорогими, пока их не запишут. Первый шаг — неделя подсчёта. Инструменты потом, и только для победителя.
Неделя — это блокнот, не воркшоп
Пять рабочих дней каждая повторяющаяся задача получает строку: что это было, сколько заняло, был ли результат неверным. Никакого нового софта. Ничего лишнего, пока тетрадь открыта. К концу недели порядок обычно очевиден и обычно удивляет того, кто был уверен, что проблема — входящие, или счета, или то, что только что предлагал поставщик.
Три формы встречаются так часто, что я уже их жду.
Повторный набор — тихий
Кто-то читает число из PDF и вбивает его в таблицу, потом вбивает ещё раз в учёт. Каждый раз две минуты. За месяц это частичная занятость, и её не видно, потому что она никогда не стоит блоком в календаре. Это ещё и задача, которую легче всего ошибить так, что ошибка копится: переставленная сумма становится неверным платежом, а потом вечером извинений.
Маршрут, который живёт в голове одного человека
Приходит запрос. Человек решает, кто им займётся. Правило устойчивое и не записано. Устойчивое и не записанное — ровно та форма работы, которую машина может взять, когда правило лежит на бумаге. Пока его нет на бумаге, покупка платформы лишь нанимает второе место, где кликает тот же человек.
Как выглядит строка в блокноте
Я держу строку скучной, потому что скучную строку можно посчитать. «Вторник, 11:40. Скопировал восемь сумм счетов из PDF в таблицу, потом в учёт. Двадцать две минуты. Одна сумма была неверной, поймал при втором вводе.» Это строка. «Админка — бардак» — не строка. В конце недели сортирую по минутам и по тому, был ли результат неверным. Задача, которая длинная и иногда неверная, идёт первой. Задача, которая раздражает, но занимает четыре минуты в неделю, может подождать, как бы громко она ни жаловалась.
Я также записываю, кто это делает. Если правило живёт в одном человеке, автоматизация — не покупка инструмента. Это разговор с этим человеком о правиле и решение, что происходит в случаях, которые правило не покрывает. Там небрежная автоматизация пишет клиенту. Эти случаи остаются у человека.
Возьмите верхнюю строку. Дайте ей одно число, на которое посмотрите через месяц: часы, доля ошибок или время цикла. Выпустите это, с человеком, который одобряет всё, что тратит деньги или пишет клиенту, и с месячным потолком счёта модели, если модель на пути. Один законченный процесс лучше миграции на новый набор, которая не заканчивается.
Если это не двигает цифру, которую вы записали заранее, автоматизировать нужно было не это.
Я не начинаю с того, что сажаю несколько бизнесов за один общий стол автоматизации. Учётные данные не сливают в одну кучу, потому что так аккуратнее. Общий экран — отдельный вопрос лицензии и плохой первый замысел. Первый замысел: один процесс, один владелец, один способ выключить.