Każda rozmowa o automatyzacji, którą mam, zaczyna się od pewnego zgadywania, dokąd idzie czas. Zgadywanie myli się częściej, niż trafia. To nie zarzut wobec właściciela. Praca jest rozsiana po wielu drobnych chwilach, a drobne chwile nie wydają się drogie, dopóki ktoś ich nie zapisze. Pierwszy krok to więc tydzień liczenia. Narzędzia przychodzą potem, i tylko dla zwycięzcy.
Tydzień to notes, nie warsztat
Przez pięć dni roboczych każde powtarzalne zadanie dostaje linię: czym było, ile trwało, czy wynik był zły. Żadnego nowego oprogramowania. Nic dodatkowego, póki notes jest otwarty. Pod koniec tygodnia kolejność zwykle jest oczywista i zwykle zaskakuje osobę, która była pewna, że problemem jest skrzynka, albo faktury, albo to, co właśnie zachwalał dostawca.
Trzy kształty wracają tak często, że już ich oczekuję.
Wpisywanie od nowa jest tym cichym
Ktoś czyta liczbę z PDF i wpisuje ją do arkusza, potem wpisuje ją jeszcze raz do księgowości. Za każdym razem dwie minuty. W ciągu miesiąca to praca na część etatu, i jest niewidoczna, bo nigdy nie zajmuje bloku w kalendarzu. To też zadanie, które najłatwiej pomylić w sposób, który się nawarstwia: przestawiona suma staje się złą płatnością, a potem popołudniem przeprosin.
Kierowanie, które żyje w głowie jednej osoby
Wpływa zapytanie. Człowiek decyduje, kto ma się nim zająć. Reguła jest stała i niepisana. Stała i niepisana to dokładnie ten kształt pracy, który maszyna może wziąć, gdy reguła jest na papierze. Dopóki nie jest na papierze, kupno platformy tylko wynajmuje drugie miejsce, w którym ta sama osoba klika.
Jak wygląda linia w notesie
Trzymam linię nudną, bo nudną linię da się policzyć. „Wtorek, 11:40. Skopiowałem osiem sum faktur z PDF do arkusza, potem do księgowości. Dwadzieścia dwie minuty. Jedna suma była zła i złapałem ją przy drugim wpisywaniu.” To jest linia. „Administracja to bałagan” nie jest linią. Na koniec tygodnia sortuję po minutach i po tym, czy wynik był zły. Zadanie długie i czasem złe idzie pierwsze. Zadanie, które irytuje, ale bierze cztery minuty w tygodniu, może poczekać, choćby głośno narzekało.
Zapisuję też, kto to robi. Jeśli reguła mieszka w jednej osobie, automatyzacja nie jest zakupem narzędzia. To rozmowa z tą osobą o regule i decyzja, co się dzieje w przypadkach, których reguła nie obejmuje. Tam nieuważna automatyzacja pisze do klienta. Zostają przy człowieku.
Wybierz górną linię. Daj jej jedną liczbę, na którą spojrzysz miesiąc później: godziny, wskaźnik błędów albo czas cyklu. Wypuść to, z osobą zatwierdzającą wszystko, co wydaje pieniądze albo pisze do klienta, i z miesięcznym limitem rachunku modelu, jeśli model jest na ścieżce. Jeden skończony proces bije migrację na nowy pakiet, która się nie kończy.
Jeśli nie rusza liczby, którą zapisałeś wcześniej, to była zła rzecz do automatyzacji.
Nie zaczynam od stawiania kilku firm na jednym wspólnym biurku automatyzacji. Poświadczeń nie zlewa się, bo tak jest schludniej. Wspólny ekran to osobne pytanie o licencję i zły pierwszy projekt. Pierwszy projekt to jeden proces, jeden właściciel i jeden sposób, żeby to wyłączyć.