Setiap percakapan otomasi yang saya punya dimulai dengan tebakan yakin tentang ke mana waktu pergi. Tebakan itu lebih sering salah daripada benar. Itu bukan kritik kepada pemilik. Kerja tersebar di banyak momen kecil, dan momen kecil tidak terasa mahal sampai seseorang menuliskannya. Jadi langkah pertama adalah seminggu menghitung. Perkakas datang sesudahnya, dan hanya untuk pemenangnya.
Minggu itu buku catatan, bukan lokakarya
Selama lima hari kerja, setiap tugas berulang mendapat satu baris: apa itu, berapa lama, apakah hasilnya salah. Tidak ada perangkat lunak baru. Tidak ada tambahan selagi buku catatan terbuka. Di akhir minggu urutannya biasanya jelas, dan biasanya mengejutkan orang yang yakin masalahnya adalah kotak masuk, atau faktur, atau yang baru ditawarkan pemasok.
Tiga bentuk muncul begitu sering sampai saya sudah menantinya.
Mengetik ulang adalah yang sunyi
Seseorang membaca angka dari PDF dan mengetiknya ke lembar, lalu mengetiknya lagi ke pembukuan. Setiap kali dua menit. Sepanjang sebulan itu pekerjaan paruh waktu, dan tidak terlihat karena tidak pernah duduk sebagai blok di kalender. Itu juga tugas yang paling mudah salah dengan cara yang menumpuk: total yang tertukar menjadi pembayaran yang salah, lalu sore penuh permintaan maaf.
Pengarahan yang hidup di kepala satu orang
Sebuah pertanyaan masuk. Seseorang memutuskan siapa yang menanganinya. Aturannya konsisten dan tidak tertulis. Konsisten dan tidak tertulis adalah bentuk kerja yang bisa diambil mesin, setelah aturan ada di kertas. Sebelum ada di kertas, membeli platform hanya menyewa tempat kedua agar orang yang sama mengklik.
Seperti apa satu baris di buku catatan
Saya menjaga baris itu membosankan, karena baris yang membosankan bisa dihitung. “Selasa, 11:40. Menyalin delapan total faktur dari PDF ke lembar, lalu ke pembukuan. Dua puluh dua menit. Satu total salah dan tertangkap pada pengetikan kedua.” Itu sebuah baris. “Admin berantakan” bukan baris. Di akhir minggu saya urutkan menurut menit dan menurut apakah hasilnya salah. Tugas yang panjang dan sesekali salah didahulukan. Tugas yang menjengkelkan tetapi empat menit seminggu bisa menunggu, sekeras apa pun ia mengeluh.
Saya juga menulis siapa yang melakukannya. Jika aturan hidup di satu orang, otomasi bukan pembelian alat. Itu percakapan dengan orang itu tentang aturannya, dan keputusan tentang apa yang terjadi pada kasus yang tidak dicakup aturan. Di sanalah otomasi yang ceroboh menulis ke pelanggan. Kasus itu tetap pada orang.
Pilih baris teratas. Beri satu angka yang akan Anda lihat sebulan kemudian: jam, tingkat kesalahan, atau waktu siklus. Kirim itu, dengan orang yang menyetujui apa pun yang menghabiskan uang atau menulis ke pelanggan, dan dengan batas bulanan tagihan model jika ada model di jalur. Satu proses selesai mengalahkan migrasi ke rangkaian baru yang tidak pernah selesai.
Jika itu tidak menggeser angka yang Anda tulis sebelumnya, yang diotomatisasi adalah hal yang salah.
Saya tidak mulai dengan menaruh beberapa usaha di satu meja otomasi bersama. Kredensial tidak dikumpulkan karena lebih rapi. Layar bersama adalah soal lisensi terpisah, dan itu rancangan pertama yang buruk. Rancangan pertama adalah satu proses, satu pemilik, satu cara mematikannya.