Toda conversación de automatización que tengo empieza con una suposición segura sobre adónde se va el tiempo. La suposición falla más a menudo de lo que acierta. No es una crítica al dueño. El trabajo está repartido en muchos momentos pequeños, y los momentos pequeños no se sienten caros hasta que alguien los escribe. Así que el primer paso es una semana de contar. Las herramientas vienen después, y solo para el ganador.
La semana es un cuaderno, no un taller
Durante cinco días laborables, cada tarea repetida tiene una línea: qué era, cuánto tardó, si el resultado estaba mal. Nada de software nuevo. Nada extra mientras el cuaderno está abierto. Al final de la semana el orden suele ser obvio, y suele sorprender a quien estaba seguro de que el problema era la bandeja, o las facturas, o lo que un proveedor acababa de ofrecer.
Tres formas aparecen tan a menudo que ya las espero.
Volver a teclear es el silencioso
Alguien lee un número de un PDF y lo teclea en una hoja, y luego lo teclea otra vez en la contabilidad. Cada vez son dos minutos. A lo largo de un mes es un trabajo a tiempo parcial, e invisible porque nunca ocupa un bloque en el calendario. También es la tarea más fácil de equivocar de un modo que se acumula: un total transpuesto se vuelve un pago incorrecto y luego una tarde de disculpas.
Un enrutado que vive en la cabeza de una persona
Llega una consulta. Una persona decide quién debe ocuparse. La regla es constante y no está escrita. Constante y no escrita es justo la forma de trabajo que una máquina puede tomar, una vez que la regla está en papel. Hasta que esté en papel, comprar una plataforma solo contrata un segundo sitio donde la misma persona haga clic.
Cómo se ve una línea del cuaderno
Mantengo la línea aburrida, porque una línea aburrida se puede contar. “Martes, 11:40. Copié ocho totales de factura del PDF a la hoja y luego a las cuentas. Veintidós minutos. Un total estaba mal y se pilló en la segunda escritura.” Eso es una línea. “La administración es un desastre” no es una línea. Al final de la semana ordeno por minutos y por si el resultado estaba mal. La tarea que es larga y a veces está mal va primero. La tarea que irrita pero toma cuatro minutos a la semana puede esperar, por muy alto que se queje.
También escribo quién lo hace. Si la regla vive en una persona, la automatización no es una compra de herramienta. Es una conversación con esa persona sobre la regla, y una decisión sobre qué pasa en los casos que la regla no cubre. Esos casos son donde una automatización descuidada escribe a un cliente. Se quedan con una persona.
Elige la línea de arriba. Dale un número que mirarás un mes después: horas, tasa de error o tiempo de ciclo. Saca eso, con una persona que aprueba todo lo que gasta dinero o escribe a un cliente, y con un tope mensual de la factura del modelo si hay un modelo en el camino. Un proceso terminado gana a una migración a una suite nueva que nunca acaba.
Si no mueve un número que escribiste antes, era lo incorrecto para automatizar.
No empiezo metiendo varios negocios en un mismo escritorio de automatización. Las credenciales no se juntan porque quede más ordenado. Una pantalla compartida es una pregunta de licencia aparte, y es un mal primer diseño. El primer diseño es un proceso, un dueño y una forma de apagarlo.